Informační systém pro hodnocení akademických pracovníků (IS HAP)

IS HAP je nástrojem pro řízení kvality lidských zdrojů na vysokých školách.

Výkon každého akademického pracovníka je v IS HAP hodnocen jak ve vzdělávací, tak v tvůrčí oblasti jeho činnosti. Vstupní data jsou získávána prostřednictvím webových formulářů, které jsou nejprve automaticky předvyplněny daty z jednotlivých součástí informačního systému univerzity (např. STAG, OBD), dalších zdrojů (např. RUV) a následně doplněny daty poskytnutými akademickými pracovníky. Každé aktivitě obsažené ve formuláři je přiřazena bodová hodnota odrážející význam a/nebo časovou náročnost dané aktivity. Pro oblast vzdělávací i tvůrčí činnosti jsou stanovena standardní bodová hodnocení – odlišná pro odborné asistenty, docenty, profesory a další akademické pracovníky. Celková hodnocení v obou oblastech jsou zobrazena graficky a vyjádřena slovně s využitím jazykové fuzzy škály. Pro agregaci dílčích hodnocení za vzdělávací a tvůrčí činnost je následně použit jazykově orientovaný fuzzy expertní systém. Tento typ agregace je transparentní a srozumitelný i pro laiky, jelikož je popsán verbálně (pomocí pravidel typu „Jestliže…, pak…“). Výsledné celkové hodnocení je opět k dispozici v grafické i verbální podobě. IS HAP také u každého akademického pracovníka zohledňuje míru zatížení akademickými funkcemi a manažerskou činností a poskytuje grafický a verbální popis jeho celkového pracovního vytížení.

Vhodnost IS HAP pro informační podporu řízení akademických/vědeckých pracovníků na vysokých školách byla ověřována v rámci Individuálního projektu národního „Zajišťování a hodnocení kvality v systému terciárního vzdělávání“ (IPN Kvalita).

V současné době je IS HAP využíván vedle Univerzity Palackého v Olomouci také na následujících českých vysokých školách:

  • Univerzita obrany v Brně
  • Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích
  • Západočeská univerzita v Plzni
  • Univerzita J. E. Purkyně v Ústí nad Labem
  • Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně

V souvislosti se snahou o uplatnění IS HAP v mezinárodním měřítku zažádala Univerzita Palackého o evropskou ochrannou známku pro tento softwarový produkt. Současně s touto žádostí bylo vytvořeno logo produktu. Úřad Evropské unie pro duševní vlastnictví EUIPO (European Union Intellectual Property Office) udělil Univerzitě Palackého ochrannou známku pro HAP v květnu tohoto roku.

Popis informačního systému pro hodnocení akademických pracovníků (IS HAP) a jeho matematického základu

Záměr vytvořit matematický model pro hodnocení výkonu akademických pracovníků byl formulován na Přírodovědecké fakultě Univerzity Palackého v Olomouci už v roce 2006. Od té doby bylo týmem autorů IS HAP a jejich spolupracovníků zkoumáno mnoho různých modelů pro hodnocení akademických pracovníků používaných jak na českých, tak i zahraničních institucích terciárního vzdělávání.

Tyto modely byly podrobeny detailní analýze jak po stránce věcné, tak i formální (s důrazem na použité matematické metody). Tato analýza vyústila v návrh několika modelů pro hodnocení akademických pracovníků, které se liší ve způsobu, jakým jsou akademičtí pracovníci hodnoceni v jednotlivých oblastech svých činností a také v metodě agregace částečných hodnocení za jednotlivé oblasti (vážený průměr, OWA – uspořádaný vážený průměr, WOWA). Ve finálním modelu použitém v IS HAP je pro tuto agregaci částečných hodnocení použit fuzzy expertní systém.

Na model byly kladeny následující obecné požadavky: měl by (1) zahrnovat pokud možno všechny aspekty činnosti akademického pracovníka; (2) používat jen snadno ověřitelná a objektivní data; a (3) mělo by být jednoduché s ním pracovat. Další požadavky se týkaly výsledného hodnocení: (4) mělo by v maximální možné míře odrážet přínos pracovníka univerzitě; a (5) nemá jít o pouhý průměr částečných hodnocení v jednotlivých oblastech činností – model musí být schopen pružně reagovat na potřeby vedení (hodnotitele). Zamýšleným výstupem modelu není „žebříček“ akademických pracovníků sestavený na základě jejich výkonnosti, ani ostrá číselná hodnota, která je jen stěží interpretovatelná. Základní informace o zaměření a výkonu pracovníka je považována za dostatečnou. Takovéto zadání si vyžádalo použití jazykově orientovaného fuzzy modelování – jazykových proměnných, bází pravidel a přibližné dedukce (tzv. fuzzy expertního systému).

Výkon každého akademického pracovníka je hodnocen jak v oblasti vzdělávací, tak i v oblasti tvůrčí. Vstupní data jsou získávána z ostatních součástí informačního systému univerzity, případně dalších zdrojů, a nahrána do webových formulářů, které následně akademičtí pracovníci doplní o data, která v jednotlivých součástech informačního systému univerzity nejsou sledována. Každé aktivitě obsažené ve formuláři je přiřazena bodová hodnota odrážející význam nebo časovou náročnost dané aktivity. V oblasti vzdělávacích aktivit rozlišujeme 3 podoblasti: (a) přímá výuka, (b) vedení studentů a (c) práce spojená s rozvojem studijních programů. Hodnocení tvůrčí činnosti respektuje Metodiku 17+. Pokud jde o publikační výstupy, klade důraz především na články publikované v časopisech indexovaných ve významných světových databázích (WoS a Scopus) a v oblasti aplikovaného výzkumu vysoce hodnotí zejména patenty. Při hodnocení tvůrčí činnosti jsou však zohledňovány také další důležité aktivity jako je vedení projektů a zakázek smluvního výzkumu, členství v redakčních radách, propagace vědního oboru atd. Opomenuta není ani tvůrčí umělecká činnost, umělecké výstupy jsou hodnoceny na základě kategorií RUV. Jak v oblasti vzdělávací, tak i tvůrčí činnosti jsou stanoveny standardní bodové hodnoty (standardy) – odlišné pro asistenty, odborné asistenty, docenty a profesory. Číselná hodnota reprezentující částečné hodnocení akademického pracovníka v dané oblasti činností je stanovena jako násobek standardu pro danou pracovní pozici. Pro snazší interpretaci je toto číslo navíc převedeno na jazykové hodnocení s využitím jazykové škály a hodnocení je znázorněno také graficky, pomocí barev.

Pro agregaci takto stanovených dílčích hodnocení za oblast vzdělávacích a tvůrčích aktivit je následně použit jazykově orientovaný fuzzy expertní systém. Hlavní výhodou tohoto typu agregace je, že umožňuje nastavení takového tvaru hodnotící funkce, která je naprosto v souladu s potřebami hodnotitele (např. ocenění excelence v některé z hodnocených oblastí). Tento typ agregace je „průhledný“ a snadno pochopitelný i pro laiky, jelikož je popsán jazykově (pomocí jazykových pravidel). Výsledné celkové hodnocení je k dispozici také v jazykové a grafické podobě. Při posuzování výkonu akademického pracovníka se v modelu zohledňuje také jeho případné zatížení akademickými funkcemi a manažerskou činností, které odčerpávají čas akademického pracovníka a tím snižující jeho kapacitu pro činnosti zahrnuté do obou hlavních oblastí hodnocení. Proto je použit další fuzzy expertní systém, který upravuje celkové hodnocení vzhledem k zatížení daného akademického pracovníka akademickými funkcemi a manažerskou činností. Výsledkem tohoto procesu je celkové vytížení akademického pracovníka, které je také popsáno jazykově.

Po pilotním otestování na jedné katedře PřF UP v roce 2009 byl výše popsaný model prezentován akademickému senátu PřF UP, který jej přijal velice pozitivně. Následovalo rozsáhlé pilotní testování na 14 katedrách PřF UP v roce 2010. Výsledky pilotního testování potvrdily, že model splňuje všechny požadavky na něj kladené. Bylo proto rozhodnuto implementovat jej do nově vytvářeného Informačního systému pro hodnocení akademických pracovníků (IS HAP). Od roku 2012 se začal IS HAP používat jako oficiální nástroj pro pravidelné každoroční hodnocení výkonu akademických pracovníků na Přírodovědecké fakultě UP. V roce 2016 bylo rozhodnuto, že IS HAP bude využíván na všech fakultách UP.

IS HAP je produktem interdisciplinární spolupráce – na vývoji tohoto nástroje pracoval tým složený z odborníků na vícekriteriální rozhodování, informatiků, psychologa a HR specialisty; vývoje IS HAP se účastnilo také vedení PřF UP. To dělá z IS HAP nástroj splňující potřebu korektnosti a dobré matematické podloženosti systému hodnocení, stejně tak jako snadné interpretovatelnosti a srozumitelnosti celého procesu hodnocení. IS HAP je tedy efektivním nástrojem pro podporu rozhodování v oblasti human resource managementu.

Na základě zkušeností a pozitivních výsledků dosažených na PřF UP bylo pilotní testování IS HAP zařazeno v letech 2012-2013 do Individuálního projektu národního „Zajišťování a hodnocení kvality v systému terciárního vzdělávání“.

V současné době je IS HAP využíván na Univerzitě Palackého v Olomouci a fakultách pěti dalších českých vysokých škol – Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích, Univerzity J. E. Purkyně v Ústí nad Labem, Západočeské univerzity v Plzni, Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně a Univerzitě obrany v Brně.

Charakteristika IS HAP

IS HAP je webová aplikace, která je dostupná přes internet. Každý akademický pracovník vyplňuje formulář shrnující jím realizované aktivity za poslední rok. Formulář byl implementován tak, aby jeho vyplňování bylo pro akademického pracovníka co nejjednodušší. Všechny položky formuláře jsou rozděleny do kategorií (vzdělávací aktivity, tvůrčí aktivity, akademické funkce a manažerská činnost) a podkategorií. Pro každou z položek formuláře je k dispozici stručná nápověda.

Část formuláře vyplňovaného jednotlivými akademickými pracovníky.

Jedním z požadavků na implementaci IS HAP bylo, aby byl snadno napojitelný na externí databáze a ostatní informační systémy. IS HAP má zabudovanou podporu pro informační systémy používané českými univerzitami a Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy. Navíc byl systém navržen tak, aby mohl snadno načítat data i z jiných zdrojů pomocí API (Application programming interface). Pomocí tohoto API může univerzita načítat data ze svých informačních systémů do formulářů jednotlivých akademických pracovníků v IS HAP. IS HAP dále disponuje i nástrojem pro import dat z Excelu. Díky těmto funkcím lze snadno načíst data do formulářů jednotlivým akademickým pracovníkům. Zbývající data, která nelze načíst automaticky, si mohou akademičtí pracovníci vyplnit do formulářů ručně.

Každému akademickému pracovníkovi je dostupné jeho vlastní hodnocení ještě před odesláním formuláře. Má také k dispozici svůj vyplněný formulář kdykoliv později, může tedy data v něm obsažená použít např. pro účely tvorby profesního životopisu.

Hodnocení konkrétního akademického pracovníka.

Jakmile je formulář vyplněn a odeslán, mohou si vedoucí katedry a děkan zobrazit výsledná hodnocení všech svých podřízených akademických pracovníků. Ačkoliv je matematický aparát použitý k výpočtu celkových hodnocení vysoce sofistikovaný, výsledky jsou prezentovány ve formě srozumitelné i laikům, tj. verbálně a graficky (každá z úrovní výkonu je reprezentována jinou barvou). To je umožněno právě použitím jazykově orientovaného fuzzy modelování a fuzzy klasifikace. Nejen celková hodnocení, ale i jednotlivé vyplněné formuláře jsou k dispozici vedoucím kateder (ti mají přístupné formuláře všech akademických pracovníků dané katedry) a také děkanovi (má přístup ke všem formulářům akademických pracovníků fakulty). Výše zmíněné vlastnosti IS HAP umožňují velmi snadnou interpretaci a srovnávání výsledků hodnocení.

Přehled hodnocení pro více akademických pracovníků.

Vedoucí kateder mají k dispozici následující informace o akademických pracovnících své katedry: (1) jméno akademického pracovníka a jeho pracovní pozici, (2) hodnocení v oblasti vzdělávacích aktivit včetně informace o tom, na základě kterých aktivit bylo daného hodnocení dosaženo, (3) hodnocení v oblasti tvůrčích aktivit, opět doplněné seznamem aktivit, které dané hodnocení zajistily, (4) celkové hodnocení výkonu za obě tyto oblasti, (5) seznam akademických funkcí daného pracovníka, (6) výsledné zatížení akademického pracovníka, které kromě výkonu ve vzdělávací a tvůrčí oblasti zohledňuje také míru zatížení akademickými funkcemi.

Vedoucí pracovníci mají k dispozici nejen celková hodnocení, ale také jednotlivé formuláře a tím i konkrétní aktivity všech akademických pracovníků daného pracoviště. Akademičtí pracovníci mají možnost zadat do formulářů své cíle pro další hodnotící období, a to v obou hlavních hodnocených oblastech.

Vedoucí pracovníci používají výsledná hodnocení spočítaná IS HAP při hodnotícím pohovoru s podřízenými pracovníky. Finální kvalitativní hodnocení akademických pracovníků lze následně uložit do IS HAP.

Na závěr IS HAP poskytuje nástroje pro statistickou analýzu uložených dat (jak na úrovni celé univerzity, tak na úrovni jednotlivých fakult případně kateder).

IS HAP představuje jedinečný softwarový nástroj. Jeho používání je snadné jak pro jednotlivé akademické pracovníky, tak i pro jejich nadřízené. Sofistikovaný matematický základ poskytuje výstupy hodnocení ve srozumitelné a vhodně uspořádané podobě, které mají vysokou hodnotu pro řízení lidských zdrojů na univerzitě.